Politique de confidentialité
Politique de confidentialité
1. But, domaine d'application et audience
Le respect de la vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels est une priorité pour Le Coin Réadapt et chacun d’entre nous. Le présent texte décrit la façon dont Le Coin Réadapt gère les renseignements personnels des profesionnel.les de la santé et patient.e.s. Toute référence aux pronoms « nous », « notre » ou « nos » désigne le groupe Le Coin Réadapt (ou une société affiliée du groupe).
Ce document s’adresse à l’ensemble des catégories de personnes suivantes (ci-après collectivement ou individuellement désignées « les personnes concernées ») dont nous serions susceptibles de collecter des renseignements personnels dans le cadre de nos activités :
Professionnel.les de la santé
Patient.e.s des professionnel.les de la santé
La présente politique s’applique à toutes les personnes concernées assujettis aux législations et réglementations en vigueur au Canada. La présente politique expose notamment :
Les catégories de renseignements personnels recueillis
La manière dont sont collectés, traités et conservés vos renseignements personnels.
L'utilisation qui sera faite des renseignements ainsi que des catégories de personnes qui y auront accès au sein de « Le Coin Réadapt »
Vos droits concernant ces renseignements personnels
L’identité du Responsable de la protection des renseignements personnels de « Le Coin Réadapt »
Le cas échéant, à qui ces données peuvent être transmises.
2. Définitions
Renseignement personnel : toute donnée, y compris tout document[1], susceptible d’identifier directement ou indirectement une personne physique quelle que soit la nature de son support et quelle que soit la forme sous laquelle cette donnée est accessible, écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Cette donnée peut être prise séparément ou combinée avec d’autres données.
Personnes concernées : personnes physiques dont les renseignements personnels sont collectés et traités par Le Coin Réadapt ou pas les professionnel.les de la santé oeuvrant dans les lieux loués ou achetés par Le Coin Réadapt.
3. Documents référencés
Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du 13 avril 2000
Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (dite Loi 25 ). Promulguée le 22 septembre 2021
Loi provinciale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, 1985
Code civil du Québec
Norme ISO/IEC 27001, clause A.18.1.4
Guide sur la protection de la vie privée à l'intention des entreprises
Politique de confidentialité en vigueur sur le site internet de « Le Coin Réadapt »
4. Quelles sont les informations que nous recueillons ?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à l’établissement, l’administration et l’achèvement de notre relation avec les personnes concernées. Ces derniers peuvent inclure (sans que cette liste soit exhaustive) (pour les professionnel.les de la santé uniquement) :
i) Des informations d’identification et de communication :
Votre photographie (si celle-ci a été prise)
Vos noms et prénoms
Votre sexe et genre
Votre date de naissance
Votre adresse postale personnelle
Votre adresse de courrier électronique personnelle
Votre numéro de téléphone personnel
(ii) Des informations concernant votre utilisation de nos systèmes : votre utilisation de nos systèmes informatiques et des informations que nous avons obtenues à partir d’appareils électroniques comme des ordinateurs de bureau, des téléphones portables, des ordinateurs portables, des tablettes, et d’autres appareils de ce genre que vous utilisez ou qui vous ont été attribués
Pour les patient.e.s de la clinique, les renseignements personnels nécessaires peuvent inclure :
i) Des informations d’identification et de communication :
Vos noms et prénoms
Votre adresse de courrier électronique personnelle
Votre numéro de téléphone personnel
ii) Les renseignements personnels concernant raison de consultation, tel que votre dossier médical et bilan de santé, sont recueillis par le.la professionnel.le de la santé vous traitant. Les seules personnes ayant accès à ces informations sont les différents professionnel.les de la santé ayant eu un rendez-vous avec vous et les sociétaires de « Le Coin Réadapt ».
5. Votre consentement
Nous sollicitons votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels par différents moyens et selon la nature de la relation que nous avons avec vous :
Pour la rédaction des baux annuels de sous-location ;
Pour notre comptabilité.
Les documents mentionnés ci-dessus exposent les dispositions spécifiques à votre consentement.
6. Comment collectons-nous ces informations ?
La collecte de vos renseignements personnels peut s’effectuer de diverses façons et à travers plusieurs outils :
Par le biais de nos systèmes informatiques
Par le biais d’échanges courriel (détruit après 30 jours)
Par le biais de messages vocaux laissés par vous-mêmes au numéro de « Le Coin Réadapt » (détruit après 30 jours)
Nous recueillons vos renseignements personnels que vous nous fournissez de façon volontaire.
Vous partagez librement et selon votre libre arbitre, vos photographies, commentaires, et habitudes de vie sur les réseaux sociaux reliés à « Le Coin Réadapt ».
7. Pourquoi collectons-nous ces informations ?
Nous collectons vos renseignements personnels dans le respect de la législation et de la réglementation en vigueur, ci-dessus énumérées, afin de respecter nos obligations en qualité de la loi 25, à votre égard, et pour respecter nos obligations administratives, fiscales, sociales selon les cas :
Pour notre organisation d’entreprise :
Pour offrir un accès sécurisé à nos différents bureaux, gérer nos systèmes et infrastructures informatiques et fournir des services de communication tels que la messagerie électronique, le téléphone, le téléphone portable et l’accès à Internet
Pour mener à bien des fonctions d’entreprise telles que l’assignation et la planification de la sous-location de nos salles de traitement.
Dans le cadre des communications internes et externes, notamment pour afficher, utiliser certaines photographies ou vidéos, pour la valorisation de l’image de Le Coin Réadapt et de ses collaborateurs
8. Qui a accès à vos informations ? Qui les utilise ? Avec qui les partageons-nous ?
Le Coin Réadapt applique de façon générale, le principe du « besoin de savoir » pour les utilisateurs et du « moindre privilège » pour les administrateurs pour assurer la gouvernance, la gestion et l’exploitation de son service de gestion des accès, de façon à restreindre l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes autorisées. Les personnes autorisées accèdent uniquement aux renseignements personnels strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles ils sont traités.
8.1. Au sein de Le Coin Réadapt
Dans le cadre de la gestion de notre relation, tous les sociétaires de Le Coin Réadapt ont accès à vos renseignements personnels. Les professionnel.les de la santé oeuvrant dans les lieux loués ou achetés par Le Coin Réadapt ont accès à vos renseignements personnels excluant votre dossier médical. TTous.tes les professionnel.les sont responsables de protéger eux-mêmes l'accès au dossier médical de leurs patient.e.s.
8.2. Tiers
Afin de respecter nos obligations administratives, sociales et fiscales, nous partageons les renseignements personnels des sous-locataires de nos salles de traitement avec :
Les fournisseurs des logiciels, progiciels et plateformes qui hébergeaient des données de Le Coin Réadapt
Dans le cadre de services effectués pour le compte de Le Coin Réadapt, certains prestataires sont amenés à recueillir vos renseignements personnels :
Prestataire chargé de la comptabilité de Le Coin Réadapt
9. Où sont conservés vos informations ?
Nous conservons vos renseignements personnels au sein de :
Google Drive
Medexa
Boite de courriel
Messagerie vocale
10. Comment vos informations sont-elles sécurisées ?
Le Coin Réadapt a mis en place des politiques et des pratiques de gestion des renseignements personnels afin de protéger ceux-ci contre l’accès non-autorisé. Nous avons adopté des mesures de sécurité qui comprennent des moyens de contrôle administratifs, techniques et matériels. Vos renseignements personnels sont conservés dans plusieurs systèmes pour soutenir nos processus. Le document ci-joint ci-dessous précise les systèmes et les mesures de sécurité et de contrôle en place.
Inventaire des renseignements personnels
11. Pendant combien de temps conservons- nous vos informations ?
Nous ne conservons vos renseignements personnels que tant et aussi longtemps que nous en avons besoin aux fins auxquelles nous les avons recueillis. Nous conservons vos renseignements personnels selon le calendrier suivant : voir document ci-joint ci-dessous.
Inventaire des renseignements personnels
12. Quels sont vos droits ?
En tout temps, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous disposez également du droit de contester l’exactitude ou l’exhaustivité des renseignements personnels. Vous pouvez tout autant demander des corrections, le cas échéant.
Pour accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, vous devez faire une demande écrite par courriel au Responsable de la protection des renseignements personnels de Le Coin Réadapt (info@lecoinreadapt.com)
13. Qui est le Responsable de la protection des renseignements personnels ?
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est Corinne Lalonde, et peut être contacté à l'adresse suivante : info@lecoinreadapt.com ou clalondephysio@gmail.com
Formulaires
Formulaire de demande d’accès aux renseignements personnels
Formulaire désindexation des renseignements personnels
Formulaire de rectification des renseignements personnels
[1] Tel que défini à l’article 3 de la « Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information » du Québec et l’article 2 de la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels